仕事で使うノート・メモ術（ストック・フロー）

　前回、思考の「フロー」と「ストック」のメモ術・ノート術http://taku-iwamura.blogspot.jp/2009/05/blog-post_09.html というタイトルでメモ術・ノート術についての私の考えを書きました。


　そのころは、どちらかというと私のプライベートで活用していたメモ術・ノート術でしたが、これから書くのは、仕事における私のメモ術・ノート術です。

　私の仕事は、高知県の技術系の公務員で、仕事の中身は簡潔に説明すると、請負業者さん、コンサルタントに仕事を発注し、監督していくことで、1年単位の事業の進捗を図るという内容です。 

　私自身が書類を作ることも当然あるのですが、仕事に使用する書類関係の７０％ぐらいが受注業者さんが作る仕組みになっています。

　受注業者さんはピーク時には１５～２５ぐらいとなり、それらが同時に進行していくので、内容を把握・整理していくだけでも、かなりハードな面があります。

　そんな私が効果的・効率的に仕事を進めていくためのメモ術・ノート術を「思考のフロー・ストック」という概念を使用し、紹介します。


＜フローとストック＞

①まず、仕事中にはノートに必要そうなことをなんでもメモを取ります。　【思考のフロー】
　
②次にプロジェクト毎（具体的には１つの工事であり、コンサルタントへの外注業務）に①で発生したメモのうち、重要なものを転記したり、打合せ事項・連絡事項のうち、重要なものをＡ５ルーズリーフに記載します。【思考のストック】

※ルーズリーフにする理由は後で述べるとして、Ａ５というサイズは私の使い方では、大き過ぎず、小さすぎずという大きさです。
　
　Ｂ５だと１ページが埋まるのに結構な文字数が必要で、書くのにしんどくなります。（Ｂ５で分厚いのは、持ち運びが面倒なのも理由の一つです。）

　また、Ａ５より小さいＢ６だと、小さすぎて書きずらいという理由があります。 　 

③うえで作ったルーズリーフをバインダーに保管させますが、ここがポイントです。
ルーズリーフに「進行中」・「計画中」・「完了」といインデックスを張り、状況に応じたタグ付けをします。このうち、すぐに使用しないもの「計画中」・「完了」に分類されたルーズリーフは厚めのバインダーに保管します。【状況のタグ付】

④さらに「進行中」のうちで、今週中に打合せや指示をする可能性が高いものを「Ｗｅｅｋｌｙ」とし、今日、作業を行うものには「Ｔｏｄａｙ」というタグ付けをして、持ち運びが出来る薄めのバインダーに保管します。【状況のタグ付】

　この結果、見る必要があり、優先順位が高いものは「薄めのバインダー」に保管され、構想段階にあるもの「計画中」や、新しいプロジェクトを始める前に参考としてみる「完了」は優先順位が低く「厚めのバインダー」に保管されます。【優先順位の明確化（Ｐｒｉｏｒｔｙ）】

⑤ 仕事をする前、仕事が終わったときに「薄めのバインダー」のルーズリーフを確認し、「Ｔｏｄａｙ」タグの付いているルーズリーフに、追加の記載事項を書き加えます。【思考のフロー】

⑥そして、記載終了後に③と④で説明した方法で改めて、「進行中」・「計画中」・「完了」・「Ｗｅｅｋｌｙ」・「Ｔｏｄａｙ」のタグつけ直し、「厚めまたは薄めのバインダー」に保管されます。
 【思考のストック】
　 
 ①から⑥の作業を繰り返すことで、今することは「薄めのバインダー」　にあり、今後することは「厚めのバインダー」　に保管されます。これを繰り返すことで抜かりなく、的確に効率・効果的に仕事を進めることができます。

　右のバインダーが薄めのバインダーとして使っており、表紙部分には電話番号のみを書いた簡易アドレス帳をつけています。

 左のバインダーが　厚めのバインダーとして使っており、ルーズリーフを表紙がわりとして、上側にインデックスを付けて、タグ付けに利用しています。