「スケジュール管理」と「タスク管理」の効果的な時期について

　現在、私が思っている「スケジュール管理」、「タスク管理」 について思っていることを書きまとめて見ます。

　私は仕事を進めていく上でスケジュール管理をかなり重要視して、仕事を進めてきました。

　仕事が忙しくなってくると、そのスケジュール管理で忙殺されることが多くなり、ピーク時はスケジュール管理ができないような状態が少し発生します。

　一年の中で「仕事の準備段階から繁忙期の直前まで」は抜群の効果を発揮しますが、「繁忙期から最終段階」においてはタスク管理が抜群に効果を発揮します。

　スケジュール管理は、「このプロジェクトを完了させるためには、このタスクをどの時期・どの順序で行うか」ということの計画と管理がキーとなり、「プロジェクトの計画・始動段階」に有効です。
　この時期は「どのようなプロセスでゴールを目指すか」ということが大事です。

　一方のタスク管理は、上で決めたスケジュール管理を基に一つ一つのタスクに対して「このタスクをいつまでに終わらす」 というマネージメントがキーとなり、「プロジェクトが始動した段階以降」に有効です。
　この時期は「複数のタスクを決められたリミット内で確実に終わらす」 ということが大事です。


　序盤はスケジュール管理・中盤から終盤はタスク管理とざっくりまとめていますが、スケジュール管理中も当然タスク管理が必要であり、タスク管理中もスケジュール管理が必要です。

　私が思うのは仕事のマネジメントの中で、どの時期にそれぞれの管理に主・従があるというだけで、常に表裏一体の管理であるとは思います。


　もうひとつ言えるのは、仕事の序盤では余力があり、「仕事の前倒し」もできるし、「タスクも即時完了」が出来ます。だからスケジュール管理が成り立つのです。

　仕事の繁忙期を迎えるとタスクもたまり始め、タスクの処理速度が遅くなるので、「どのタスクを直ぐに終わらせ、どのタスクを後に回せれるか」というタスクの優先順位が必要になってくるのです。

　では双方を同時にするという発想もあろうかと思いますが、今のところ私は思いつく方法が無いです。

　ちなみにスケジュール管理とタスク管理のアイテムは以下のとおりです。

　仕事の序盤から中盤（スケジュール管理が主となる時期 ）
　・スケジュール管理：GoogleCalender
　・タスク管理　　　　：TODO一覧

　仕事の中盤から序盤（Task管理が主となる時期）
　　・タスク管理　　　　：Evernote
　　・スケジュール管理：Moleskin手帳

仕事で使うノート・メモ術（ストック・フロー）

　前回、思考の「フロー」と「ストック」のメモ術・ノート術http://taku-iwamura.blogspot.jp/2009/05/blog-post_09.html というタイトルでメモ術・ノート術についての私の考えを書きました。


　そのころは、どちらかというと私のプライベートで活用していたメモ術・ノート術でしたが、これから書くのは、仕事における私のメモ術・ノート術です。

　私の仕事は、高知県の技術系の公務員で、仕事の中身は簡潔に説明すると、請負業者さん、コンサルタントに仕事を発注し、監督していくことで、1年単位の事業の進捗を図るという内容です。 

　私自身が書類を作ることも当然あるのですが、仕事に使用する書類関係の７０％ぐらいが受注業者さんが作る仕組みになっています。

　受注業者さんはピーク時には１５～２５ぐらいとなり、それらが同時に進行していくので、内容を把握・整理していくだけでも、かなりハードな面があります。

　そんな私が効果的・効率的に仕事を進めていくためのメモ術・ノート術を「思考のフロー・ストック」という概念を使用し、紹介します。


＜フローとストック＞

①まず、仕事中にはノートに必要そうなことをなんでもメモを取ります。　【思考のフロー】
　
②次にプロジェクト毎（具体的には１つの工事であり、コンサルタントへの外注業務）に①で発生したメモのうち、重要なものを転記したり、打合せ事項・連絡事項のうち、重要なものをＡ５ルーズリーフに記載します。【思考のストック】

※ルーズリーフにする理由は後で述べるとして、Ａ５というサイズは私の使い方では、大き過ぎず、小さすぎずという大きさです。
　
　Ｂ５だと１ページが埋まるのに結構な文字数が必要で、書くのにしんどくなります。（Ｂ５で分厚いのは、持ち運びが面倒なのも理由の一つです。）

　また、Ａ５より小さいＢ６だと、小さすぎて書きずらいという理由があります。 　 

③うえで作ったルーズリーフをバインダーに保管させますが、ここがポイントです。
ルーズリーフに「進行中」・「計画中」・「完了」といインデックスを張り、状況に応じたタグ付けをします。このうち、すぐに使用しないもの「計画中」・「完了」に分類されたルーズリーフは厚めのバインダーに保管します。【状況のタグ付】

④さらに「進行中」のうちで、今週中に打合せや指示をする可能性が高いものを「Ｗｅｅｋｌｙ」とし、今日、作業を行うものには「Ｔｏｄａｙ」というタグ付けをして、持ち運びが出来る薄めのバインダーに保管します。【状況のタグ付】

　この結果、見る必要があり、優先順位が高いものは「薄めのバインダー」に保管され、構想段階にあるもの「計画中」や、新しいプロジェクトを始める前に参考としてみる「完了」は優先順位が低く「厚めのバインダー」に保管されます。【優先順位の明確化（Ｐｒｉｏｒｔｙ）】

⑤ 仕事をする前、仕事が終わったときに「薄めのバインダー」のルーズリーフを確認し、「Ｔｏｄａｙ」タグの付いているルーズリーフに、追加の記載事項を書き加えます。【思考のフロー】

⑥そして、記載終了後に③と④で説明した方法で改めて、「進行中」・「計画中」・「完了」・「Ｗｅｅｋｌｙ」・「Ｔｏｄａｙ」のタグつけ直し、「厚めまたは薄めのバインダー」に保管されます。
 【思考のストック】
　 
 ①から⑥の作業を繰り返すことで、今することは「薄めのバインダー」　にあり、今後することは「厚めのバインダー」　に保管されます。これを繰り返すことで抜かりなく、的確に効率・効果的に仕事を進めることができます。

　右のバインダーが薄めのバインダーとして使っており、表紙部分には電話番号のみを書いた簡易アドレス帳をつけています。

 左のバインダーが　厚めのバインダーとして使っており、ルーズリーフを表紙がわりとして、上側にインデックスを付けて、タグ付けに利用しています。

　

Evernoteを使ってみたのだ

Ｅｖｅｒｎｏｔｅを使って見ました。

これからGTDと備忘録を兼ねて使ってみたいと思います。

日々遊び心で撮った写真やMindMap等をクリップするのに使いたいと思います。

使えるフリーソフト「EcoTimer」

　ＰＣ上で動かす便利なタイマーソフトがあったので、紹介したいと思います。

　日々のメールチェックやWebチェック、ＲＳＳのチェックなどをしていると、どうしても本来の目的以外のことをしてしまい、ダラダラと時間を過ごしてしまうことは皆さんよく有るのではないでしょうか？

　何かを調べるためにGoogleで検索をしているとどうしても、関連するところを調べ始めてしまいますよね。仕事をしていても、些細なことに時間を費やし、本来のことをしないまま時間が過ぎたりと・・。

　そこで、このTimerを使って作業にメリハリを付けるというのも大事ではないでしょうか。

　また、「Lifehacking.jp」の「集中力を高める 48分:12分 時間活用法」という記事で紹介しているように、作業時間１時間に対して、１２分の休憩を入れたサイクルを使えば、集中力が持続するようです。

　１２分の休憩のときにタバコを吸ったり、トイレにいったり、コーヒーを入れたりとちゃんと休憩時間を取れば、時間の使い方にメリハリが付いて、集中力が持続のかなと思います。

　この「EcoTime」も、「Lifehacking.jp」の記事で、タイマーツールとして紹介されていました。このソフトは以下のVectorからのリンクでダウンロードすることができます。

　今日から使い始めたわけですが、使い勝手の良さはかなり良いのではないかと思います。

＜Vector＞

http://www.vector.co.jp/soft/win95/personal/se422877.html

Lifehackによる効率化に潜む落とし穴には要注意！

　Ｌｉｆｅｈａｃｋを実践することにより作業の効率化が行われるため、１つのことを行う時間が短縮されます。例えば１時間に２つしか出来なかったことが、４つできるようになります。
　
　そうなると欲深いもので、もっと効率化を図りたいとか、同じ時間でもっと多くのことをしたいと思うようになります。結局、作業時間は短縮されるものの、作業の数を自分で増やして、作業を行う時間は変わりません。

　さらに、作業内容が増えることで、もっと多くの可能性を知ることになり、自分自身でやる内容を多くしてしまっている現状です。

　これは、これで以前から比べて生産性が上がって非常に有意義なことだと思いますが、結局は前とさほど変わらないような気がします。

　そこで気が付いたのは、”効率化を行って得た時間は自分に還元していくべき”だということです。

　今は、Ideaを思いついてはTaskに変えて、そのTaskを実行しています。そのTaskが少なくなると、IdeaをTaskに変えて、Taskを自らが作っている状況です。

　自分に時間を還元するということを考えると、Ｉｄｅａとしてストックが多い状態でも良いのかなとも思います。一定、Ｉｄｅａを熟成させたのちに、Taskに変えることも大事かと思います。

　そういったことを考えると、実践するＬｉｆｅｈａｃｋ自身もゆったりとしたペースで導入することも大事かと思います。導入するということは、何かを変えるわけですから、何かを変えるための準備時間が必要です。

　最も私が述べたいことは、何のためにLifehackを行っているかということです。今現在の私としては生産性を高め、時間を確保するということですから、せっかく確保された時間というものもどのように使うかということに対してもちゃんと考えるべきだと思いました。

　そういうことを忘れていると、Lifehackによって確保された時間を、単に作業時間に費やし、新たな作業に追われるというスパイラルに陥ることに気が付きました。

　ですから、皆様はその穴にはご注意下さい。

Ｉｄｅａ・Ｔａｓｋ・ＭｅｍｏのＤＢで生産性を高めるHACK

　６月の末ぐらいに表題のＩｄｅａ・Ｔａｓｋ・ＭｅｍｏというＤＢを作って見ました。作ってみたところ、これがかなり生産性に役立つツールになるＨＡＣＫであるのが分かったので、少し紹介したいと思います。

【きっかけは】

　このＤＢを作るきっかけとなったのはMOLESKINE手帳の検索をそうするかということでした。今書きためているMoleskineに貯めているＭｅｍｏは日付とタイトルの目次を作成し、その目次を基に検索をしていました。

　しかし、この方法はどのMoleskineに書いていたかという自分の曖昧な記憶を頼りに行っていたので、非常に効率が悪いやり方でした。

　そこで、いっそうMemoの概要をＤＢ化すれば、検索が簡単に、確実にできるのではないかと思ったところから、始まりました。

【コンセプトについて】

　このデータベースは、Ｍｅｍｏを作成するに至ったＩｄｅａ、そのＩｄｅａを実行するＴａｓｋ、保管していくためのＩｄｅａというプロセスを大事に考えています。

　そのため、ＤＢにはＩｄｅａ・Ｔａｓｋ・Ｍｅｍｏというタイトルを付けています。

【Ｉｄｅａ段階】

　具体的には何かをしたいと思ったＩｄｅａについて作成日・タイトル・内容・効果等の概要と優先度をＤＢに入力します。これらの入力項目からＩｄｅａリストが作成されます。次にそのＩｄｅａを実行する段階にはなると、属性をＩｄｅａからＴａｓｋに変更します。

【Ｔａｓｋ段階】

　

　Ｔａｓｋを入力するときには想定作業時間を入力し、そのＴａｓｋがどのくらいのボリュームであるかを判断します。Ｔａｓｋが完了したときには、作業時間を想定する精度を高めていくために、実際の作業時間を入力します。また、目標とする完了予定日やＴａｓｋの優先順位を決定するために、優先度を３段階に分けて付けています。これらの情報からＴａｓｋリストが作成されます。

【Ｍｅｍｏ段階】

　

　Ｔａｓｋが完了したときには、属性がＴａｓｋからＭｅｍｏに変更されて、アーカイブする先を入力します。

具体的にはMoleskineやＢＬＯＧであったりします。またアーカイブするときには、ファイル名とファイル形式を付けることや、ソース属性を入力します（Ｉｎｐｕｔ情報 or Ｏｕｔｐｕｔ情報　Ｉｎｐｕｔの場合は参考となるサイト名とURLを入力します）

　アーカイブするデータの出来が良い場合は、後々の参考になるように「名作集」にアーカイブしたり、今後テンプレートとして活用する見込みがある場合は、フレームワークとしてアーカイブします。

【データの連鎖効果】

　以上のような流れでＩｄｅａ→Ｔａｓｋ→Ｍｅｍｏと属性が変わって保存されていきます。

　ＤＢ化することの効果としては、分類別の一覧を見たときに、過去のMemoのＩｄｅａをもとに類似もしくは派生の新たなＩｄｅａが出ることです。

　その結果、Ｉｄｅａ→Ｔａｓｋ→Ｍｅｍｏ→Ｉｄｅａ→Ｔａｓｋ・・・・・というような連鎖作用が生まれます。

【データベースの活用】

　ＤＢにすると、当初思っていたMemoの検索以外の思わぬ効果が現れました。それはその時点でのＩｄｅａ・Ｔａｓｋのリストが作成できることです。

　このＴａｓｋリストをもとに隙間時間で何をするかということが、即座に決まります。また、Ｔａｓｋが減ってきた場合には、ＩｄｅａをＴａｓｋに変更することで新たなＴａｓｋが生まれます。

　またMemoの分類によっては、読書カード、欲しいもの等というように分類別のリストができます。新たなアイデアを出すときに、この分類別のリストが非常に効果を持っています。

【データベースの効果】

　このＤＢができた結果、自分が何を思い、何をやりたいのかということが明確になりました。また、これまでの履歴をもとに、今後の作業に活用することが可能となりました。

　また、作業がＩｄｅａ・Ｔａｓｋ・Ｍｅｍｏの３つに分類されることで、作業の目的が明確になりました。

私にとってのLIFEHACKをする必要性とは、何か？？

　最近、私のなかで仕事をこなしていくうえで、Ｌｉｆｅｈａｃｋというものが非常に重要になってきている。

【仕事内容の変化】

　これまでは、現場での施工管理等を主にやって来ていたの土木技術という専門力を上げることをウェイトを置いてきた。その専門力を上げるために、３年間で土木系の資格を５つ取得した。

　しかし、現在の仕事はどちらかというと、土木の専門力を必要とする部署では無く、１つあたりに要する時間は少ないものの、多種多様な内容の仕事を多くこなすことが求められている職場である。

【多種多様な仕事の多さ】

　具体的には、以下の内容がある。

・国から依頼された内容を理解し、市町村に作業を依頼し、結果をとりまとめて報告する調査

・市町村の要望を聞いて予算編成を行い、その内容について説明を行ったりする執行管理の仕事

・制度改正等があったときに、内容を整理して市町村に通知する仕事

・係全体の仕事内容を確認し、適宜フォローをする仕事

・担当する事業についての実務

　書くと大したことは無いが、以外と関係する相手が多く、連絡・調整等に時間がかかる。連絡・調整に自分が直接執行する事業も加わっているため、とにかく量が多く、時間が足りない。

【年を重ねるとともに、求められるものと量が変わってきた】

　このような状況で仕事に遅れを生じさせることなく、上司の期待どおりに動くには、仕事の進め方・やり方に工夫が必要である。

　年を取っていくとこのような内容の仕事が、当然ながら年々増加するとともに、求められる仕事の質や役割も段々高くなってきている。

【実施中のＬＩＦＥＨＡＣＫ】

　そのような状況を打開するツールとして”ＬＩＦＥＨＡＣＫ”が必要なのである。限られた時間を有効活用するＴＩＭＥＨＡＣＫ、仕事を進めるために必要なアイデアを生み出すＩＤＥＡＨＡＣＫ、少ない時間で効果的な自己啓発を行うＳＴＵＤＹＨＡＣＫ、効率的に企画を考えるシステムを構築するためのＰＬＡＮＩＮＧＨＡＣＫ等を現在やっている。

　私にとって、ＬＩＦＥＨＡＣＫは仕事をこなし、自分の人生をより楽しくするための重要なツールになりつつある。

早朝の時間帯を活かすTIMEHACK

　早朝時間を活用するプチTIMEHACKを紹介したいと思います。

　私は、２人の子供と一緒に寝ているためだいたい２２：００には寝て、朝４：００に起きるようにしています。そこから身支度や朝ご飯を食べる６：３０までの時間が自分のプライベートタイムとしています。

　そのプライベートタイムをだらだらせず、やりたいこと等を的確にしていくための、プチハックがあるので紹介します。

　２．５ｈあるといっても、だらだら過ごすとあっという間に過ぎてしまいます。特に怖いのがインターネットです。次から次へと見てしまい、無目的のまま時間が過ぎます。

　私が今、やっているのは30min程度の小さいTaskをテキパキとこなすことです。

　これは、結構リズム感もあり、30minと限られた時間をFullに使わないと終わらないのでちょうど良い感じです。

　そのために使うツールが２つあります。この２つのツールの相乗効果により早朝時間が活用できているように思っています（２つのツールは以下のとおり）。

　いま考えていることは、これを習慣化・定型化するようなツールが必要なのかと思っています。紹介できる時期が来ればまたBLOGへアップします。

【Idea・Memo・Taskデータベース】

　１つはTaskリストです。

私はAccessを使って「Idea・Memo・Taskデータベース」というものを作りました。これは様々なIdeaやMemoをストックして、一定の段階でTaskに変えていき、Task終了後はMemoにとなり、保管され、次のIdeaに活かされるというものです。特徴としては循環されるということかと思います。

　効果としては、日々の思考がしっかりと蓄積されるうえに、中断していた思考を再開するときに中断時点から再開できるということです。これまでは中断したものを再開するときには、中断時点よりだいぶ遡ったところから思考を再開していたように思います。

　このDBからTaskリストを引っ張り出して、30min程度で完了できるTaskを３つぐらい探して、朝の時間にやっています。

　このＤＢのお陰で私の生産性は飛躍的に上がったので、またの機会に紹介したいと思います。

【Googleカレンダーに記録をとる】

　もう１つはGoogleカレンダーです。

　１つのTask毎にGoogleカレンダーに行ったTaskの内容と、時間を入力します。こうすることによって視覚的に時間が有効に使えていることが実感でき、モチベーションが上がります。

　また、書くという行為があるため、30minで終わらしたいという意識が働き、無駄なことをせず、Taskを終わらすことに集中できるということがあります。

Google検索の早見表

以前に「Googleの裏技・便利技」という本を購入していました。

この本は、普段何げに使っているGoogle検索の、色々な機能を紹介している本です。




　普段はせいぜいAnd検索、Filetype検索、Site検索ぐらいしかしていない私ですが、この本を見るともっと機能を使いこなせたらなと、読み返すたびに思います。

　このような検索機能を覚えておければ良いわけですが、本を読んだあとはすっかり忘れているし、職場でこの本を読みながらという訳にもいかんし・・。

Google検索の構文リストが有ればいいのになぁとずっと思っていました。


　そこで、Google検索を行っていると、ついに便利な早見表に出会うことが出来たので紹介したいと思います。

以下のリンクから早見表のPDFがダウンロード出来ます。

http://www5f.biglobe.ne.jp/~condminium/LINK/HYM.PDF

PDFであれば、このファイルをPCに入れていおけば、いつでも見れるのでとても便利です。

私自身は、このPDFを縮小印刷して、手帳に貼っておこうかと思います。

この作成者には、思いっきり感謝をしたいです。ありがとう。

Ｇｏｏｇｌｅアラートによる情報収集

　情報収集についてのプチハックを紹介したいと思います。

　情報収集のツールとしてRSSリーダーとGoogleアラートとGoogle検索を使っています。

　ＲＳＳリーダーでは興味のある分野の情報を少し特化して見るようにしています。

　Googleアラートでは気になるキーワードを登録しておき、Web上でヒットした情報を定期的に見るようにしています。

　ＲＳＳリーダーとGoogleアラートで得た情報で知らない言葉や興味のあることをGoogleで検索するようにしています。

　ＲＳＳリーダーのみの場合、興味のある情報に特化されてしますので、情報の幅が狭くなってしまいます。

　Googleアラートを加えることで、興味のある分野の少し外のことが分かるので、情報が非常に頭に入り易いです。

　あまり情報量が多くなると、情報に対して集中することが出来ない。気になっている情報の少し外側の情報であると新鮮であると同時に、頭に情報が入ることもできる。

　興味のあることに対して、少し外れた情報というのが自分の世界を自然に広げていくのに適しているようです。

１日に表示するスケジュールは３日間がベスト

今、Googleカレンダーを使ってスケジュール管理をしています。

スケジュール管理をしていて、気が付いたプチハックがあったので紹介したいと思います。

Googleカレンダーに、その日にやるTaskを表示しておき、完了したときはその作業時間を入れるようにしています。

そのときに表示する期間は私の場合は、３日間がベストであることに気が付きました。

どうして３日間が良いかというと１週間を表示した場合は、視野が広くなりすぎて先に伸ばすことができるように錯覚してしまうからです。

３日間単位でスケジュールチェックを行うと、この期間内にそのＴａｓｋを完了させないと後が無いというような感じがして、スムーズに終わって行きます。

しかし、週の予定を調整する月曜と金曜は週の全体が見える１週間単位でのスケジュールチェックが良いみたいです。

結論として言えるのは、スケジュールチェックを行うタイミングによって見る期間を変えていくのが、良いのは無いかと思います。

進行させるＴａｓｋは３つまでにすると効率がいい

　並行する作業が多くなればなるほど、どうしても効率が下がっていきます。私の感覚では並行作業が３つ以上になると、効率が急激に下がり仕事が前に進まない状態になります。

　そこでＴａｓｋが３つ以上に増えないようにするためのＴａｓｋＣｈｅｃｋを考えたので、少し紹介したいとおもいます。

【これまでのＴａｓｋリストについて】

　まず仕事の量や種類が増えてくるとどうしても、Ｔａｓｋリストが必要になってきます。

　しかし、Ｔａｓｋリストをつくると、Ｔａｓｋは日々増えていくため、Ｔａｓｋのみが増えていき、Ｔａｓｋ管理を行うことがよけいに嫌になってくると思います。

　Ｔａｓｋリストをつくるときに、プライオリティーを付けるということは、皆様やっているのでは無いかと思います。

　私もこれまで期限と重要度の指標をもつＴａｓｋリストを作って頑張っていましたが、なかなかＴａｓｋを効率的に消すことが出来ませんでした。

【今回のＴａｓｋリストについて】

　今回のＴａｓｋリストは、ボリューム・必要性・期限の３つの指標からプライオリティーを考えました。

次にその指標をどのように設定したのかを説明したいと思います。

・ボリュームについて

　仕事を期限内に終わらすためには、その仕事がどのくらいのボリュームであるかを考える必要があります。ボリュームがどの程度であるかを把握せずに、Ｔａｓｋ管理を行ってしまうと他の仕事が進まずに全体の進捗が遅れるという事態が発生します。

　そのボリュームを「半日以内」・「１日未満」・「１日以上」という３つに分類しました。重要度としては、ボリュームが少ない仕事を優先して行います。この時間の設定は、Ｔａｓｋ管理を行っていくなかで適宜見直を行いたいと思っています。

　私の感覚のなかでは「半日以内で終える仕事」と「１日以上必要とする仕事」を行うタイミングが重要なのではないかと思っています。

・必要性について

　仕事を期限内に終わらすためにはその仕事が「今、行うべき仕事」であるか、「本当に行う必要性がある仕事」であるかが明確になっていなければ、”後回しにできた仕事”や”他の人がやるべき仕事”をやっていたりすることがあると思います。

　そこで仕事の必要性を明確にすることで、本当に今・自分がやるべき仕事であるかを判断できます。

　その必要性という指標を「絶対にする仕事」・「目標として行う仕事」・「気持ち的にはすればよいと思う仕事」という３つに分類しました。当然、重要度は「絶対」・「目標」・「気持」の順番になると思います。

・期限について

　仕事を行っていくなかで、期限内に仕事を完了させることが重要になってくると思います。

期限内に終わらすために、仕事の期限までにどの程度の余裕があるのかを確認する必要があると思います。余裕がどの程度なのかを３つに分類することで、緊急度がどの程度であるかを判断できます。

　分類は、「５日以内」・「１０日未満」・「１０日以上」というように分類しています。この期限の時間的な分け方は、Ｔａｓｋ管理を行っていくなかで、適宜見直していきたいと思います。

【プライオリティーの設定について】

　プライオリティーは「必要性」・「ボリューム」から案件分類を作ります。その分類方法は以下のとおりです。優先順位はⅠが最も高く、Ⅳに近づくにつれて低くなります。

　案件分類（Ⅰ・Ⅱ・Ⅲ・Ⅳ）　［必要性，ボリューム］　

　Ⅰ：［絶対，半日～１日未満］

　Ⅱ：［絶対，１日以上］、

　Ⅲ：［目標，半日～１日未満］

　Ⅳ：［気持，全て］，［気持，全て］

　ボリュームが少ない案件を優先化させることで、ボリュームの多い仕事に取りかかることができます。

この案件分類が高く、期限の迫っているものから優先してＴａｓｋを１つづつ消していきます。

　その週のなかでやるべきＴａｓｋを月曜にチェックします。月曜時点では５つから６つぐらいあるので、週の初めはボリュームが少なく絶対にやるべきことを行い、週の中程から末にかけてボリュームのおおいことを行っていきます。このようにＴａｓ管理を行っていくと、仕事が確実に終わっていき、リズムを作ることができます。

【Ｔａｓｋを３つまでに・・・】

　このようなＴａｓｋ管理を行うことで、１度に行うＴａｓｋを３つに絞って、効率を低下させない状態を維持しつつ、仕事を確実に終わらすことができると思います。

　このＴａｓｋ管理の特徴は「簡単なものをすぐ消すことで、課題となるＴａｓｋを３つまで絞る」、「大きなＴａｓｋを集中して取り組む」ということが可能になるので、仕事にかける時間の「選択と集中」が明確になるということだと思います。

TIMEHACKS!

　今更ながらＨＡＣＫＳという感じがしますが、仕事をしている人間にとっては読み応えのある本です。

　なかでも感銘を受けたのは、「１週間の中は打合せを行い」、「週末にはその打合せ結果を出す」、「週の最初はその週の段取りを行い、最後は翌週の段取りを行う」この最高のサイクルをなかなか実践するのは難しいものの、やはりこのような流れに自らの仕事の流れを作るべきだと感じました。

　また、カレンダーには仕事以外の「家族」や「趣味」の時間もしっかりと埋め込んでいくことなどが、「仕事」と「家庭」を両立させる上で大事なんだと振り返る良いきっかけになりました。

私が現在試みているＴＩＭＥＨＡＣＫは以下の感じです。

１．集中力が必要な仕事は午前に予定する。

２．月曜は「依頼」が必要なことを行う。

３．火曜・水曜は外勤や打合せを主に行う。

４．木曜・金曜は書類整理や資料作成を行う。

　この１～４はカレンダーに曜日の目標として掲げていますので、予定を作成するときに常に忘れないように見ることができます。

　この本でもあるようにＧｏｏｇｌｅカレンダーの「リマインダー」、「スケジュール毎の色分け」、「定例予定の作成」等を利用し、理想に近いＴＩＭＥＨＡＣＫＳが出来ればと思います。

　だれしも思うことは「余裕のあるときは上手くいく」。しかし、「余裕の無くなったときに、システムが崩れる」ということがあります。

　本当は「余裕が無くならない」ように「上手くできる」ようなＭｙハックを見出すことが先決事項なんだと思います。

　たとえて言うと、余裕が無いときに何を投げ出すのかを選択できるようなシステム or ＨＡＣＫＳを考えることが大事かと思います。それは単にプライオリティーがどうのこうのでは無く、「捨てる」・「投げる」・「忘れる」といったことが大事なのかも知れません。

　まだこの本の読みが浅く、吸収したものをＯＵＴＰＵＴできる段階では無いですが、いずれブログの中でＯＵＴＰＵＴしたいと思っています。

思考の「フロー」と「ストック」を行う媒体について

　先日、自分の中での思考をどのようにOupputさせ、またInputさせていくかということについて［思考の「フロー」と「ストック」のメモ術・ノート術］というタイトルでブログに書きました。

　その記事のなかで、「フロー」と「ストック」を行うときの媒体の使い分けをまた、後日書きますということにしていましたので、そのことについて少し書いてみたいと思います。

　まず「フロー」・「ストック」を行う媒体ですが、順位でいきますと「Rhodia　No.11」、「MOLESKINE　Cahier」、「MindMAP」、「BLOG」というようになります。内容によっては、この媒体を組み合わせて、行っていくということです。

この段階をLevelで表現すると以下のとおりです。イメージとしてはLevelが上がるに連れて、「フロー」・「ストック」の回数が増えるといったイメージです。また、この例以外にもあると思います。

【フロー・ストックのレベル】

Level１：思考がそのままストックできるような、簡易なもの

フロー：無

ストック：BLOG

LEVEL2：一度内容をフローさせた後に、ストックするような比較的簡易なもの

フロー：Rhodia　No.11

ストック：BLOG

LEVEL3：フローをたび重ねて、その結果をMOLESKINEにまとめた後にストックできるようなもの

フロー：Rhodia　No.11

仮ストック：MOLESKINE　Caier

ストック：BLOG

Level4：イメージとしてはあるのだけれど、全く思考がまとまらないもの

（RHODIAにOutputした内容を全て、MindMAPに書いてみて、自分がどのようなことを考えているかを把握する。その内容をMOLESKINEでまとめた後に、BLOGへInputする）

フロー：Rhodia　No.11

１次ストック：MINDMAP

２次ストック：MOLESKINE　Caier

最終ストック：BLOG

【まとめ】

　以上のことは、私が思考の「フロー」・「ストック」をどの媒体に行っているかを書いたわけですが、もっとやり方はまた、変わってくるのでは無いかと思っています。

「今の自分の能力」と「考える内容」から、このような手順になっていますが、左の要因が変われば、また変わるのだろうと思います。

【関連記事】

メモ帳・ノート・手帳の使い分け

思考の「フロー」と「ストック」のメモ術・ノート術

思考の「フロー」と「ストック」を行う媒体について

MOLESKINE手帳へのタグの付け方

iGoolgleを徹底活用する

　今までブラウザソフトはFirefoxを使っていました。最近動きが重たいと感じるようになったので、GoogleChromeにしたところ動きは軽快ですが、カスタマイズができないことやGoogleツールバーがつかえないことに参っていました。最も困ったのはGoogleブックマークですが、これはiGoogleのガジェットにGoogleブックマークがあったので、今後はこのブックマークを使うことにします。(GoogleChromeでGoogleブックマークを使う)

　そこで思ったのが、これまでiGoogleに［仕事］・［プライベート］のタグを作っていました。その［プライベート］タグに”プライベート”で行っているルーチンワークに必要なガジェットを入れることで、ページを変えずに、そのページのみでタスクが完結すると、とても便利だと気が付きました。

　メールやＲＳＳリーダーのチェックをするためあれこれとページを変えていくと、つい、他のことにまで目移りしてしまい、しなくてもいいことまでやって、結局無駄に時間を消費してしますという傾向があります。

　プライベートで行うルーチンワークを大まかに分けると「メール等のチェック」、「スケジュール管理」、「ブログ作成」、「ＨＰのチェック」があります。

　これらのことを１つのページで全て対応するために以下のようなガジェットを入れて、iＧｏｏｇｌｅで完結できるようにしてみました。

１．メール等のチェック

・Gmail

・GoogleReader

２．スケジュール管理

・Googleカレンダー

・週間天気予報

・この週末に行うこと

・プライベートのTODOリスト

３．ブログ作成

・BLOGネタのリスト

４．HPのチェック

・Bookmarks　for　iGoogle

　　(常にチェックするブックマークのタイトル・ＵＲＬを登録する。)

・Googleブックマーク

　　（プルボックスから作成してあるラベルを選ぶと、そのラベルにあるブックマークが表示される）

５．その他

・GoogleNotebook

・付箋

思考の「フロー」と「ストック」のメモ術・ノート術

　タイトルが【思考の「フロー」と「ストック」のメモ術・ノート術】ということで、おおげさですが私が「ＲＨＯＤＩＡ　No.11」と「MOLESKINE　Cahier」を利用して、日々考えていた思考をどのようにして、蓄積していくかについてのＬＩＦＥＨＡＣＫを以下のような内容で紹介したいと思います。

１．「フロー」と「ストック」について

２．フローについて

３．ストックについて

４．サーチについて

　まず、この思考の「フロー」と「ストック」という概念は、小山龍介さんの「IdeaHacks(アイデアハック)！」で紹介されているLIFEHACKです。（本の内容については、下記リンクを参照下さい）

　この本のなかでは「フロー」というのは短期記憶とされており、「ストック」というのは長期記憶とされています。

１．フローとストックについて

　私のなかで「フロー」と「ストック」は以下のようなことに捉えています。

　・フロー：「思いつき」、「アイデア」、「断片的な思考」等を記録すること

　・ストック：うえのフローをある一定の思考のまとまりにし、記録すること

【フローについて】

　この１つの「フロー」がある程度まとまった内容であれば、そのままストックすることが出来ます。しかし、私の「フロー」はいつも”ぼやっと”しているので、そのままでは「ストック」することが出来ません。

　そこで同じ内容について「フロー」を４～５回ぐらい行うと、自分の考えていることが何となく分かって、「ストック」させることができます。

フローのパターンとしては以下のような感じです。回数等はケースバイケースですが、だいたいこのような感じです。

　・最初のフローは本当に漠然としており、まったく意味を成していないような内容です。

　・２回目ぐらいから、他の事柄に派生していき、内容が方向性を見失います。

　・３回目ぐらいからは、前回のメモを振り返り、自分の思考のなかで、本当に必要として考えていることや、別の機会に考えるべき事などの取捨選択を行います。

　・４回目ぐらいにやっとストックできる内容に方向性がまとます。

【ストックについて】

　だいたいストックさせる内容が決まると、ストックさせる内容を再度検討します。頭では何をストックさせたいかが分かっていても、いざストックさせるときには何をストックしたいかが分からないときがあります。

　これまでのフローを確認して、ストックさせる内容をもう一度検討します。この段階でストックした情報をどのように活用するかを検討します。どのように活用するかが明確でないと、ストックの仕方がまずいときがあります。

　具体的には「タイトル」、「分類タグ」の選定であったり、文章中のキーワードの強調表示であったりします。

【フローとストックの媒体について】

　情報を「フロー」・「ストック」するときの媒体はケースバイケースで使い分けています。その使い分け方は、別の機会でブログにアップしたいと思います。

〈思考の「フロー」と「ストック」を行う媒体について〉「2009/05/23ｕｐ」

　その例としては以下のとおりになりますが、今回は最も頻度の高い方法である「フローをRHODIA　No.11」へ行い、「ストックはMOLESKINE　Cahier」へ行う方法について例を示したいと思います。

「フロー」・「ストック」の媒体例

フロー：　「Rhodia　No.11」，「MindMAP」，「Ｂｌｏｇ」

ストック：　「MOLESKINE　Cahier」，「MindMAP」，「Ｂｌｏｇ」

フローとストックの組み合わせは、ケースバイケースや気分で変えています。

２．フローについて

　フローはだいたい「Rhodia　No.11」にしています。（実際に切り取ったメモは下の画像のような感じです。）

　このように思うがままに書き殴ります。適当に図を描いたりもしますが、考えがまとまっていない段階なので、らくがきのような感じになってしまいます。

　このような「フロー」を数度重ねて、やっとストックできるような状態になります。

Rhodia　No.11を選ぶ理由としては、以下のようなことがあると思います。

【１．メモを切り取れること】

メモを切り取れることのメリットは以下のとおりです。

・書いたメモを見ながら、新たなメモを取れること

・切り取ることで、別の場所へ保管が可能となること

・メモを捨てやすいこと

・常に先頭のページが白紙であるため、書きたいという衝動に駆られる

【２．適度なサイズであること】

No.11が適当なサイズであるといのは以下の理由からです。

・小さいので、簡単に胸ポケットに入る。

・簡単なメモを作るのに、大きすぎず小さすぎず（大きければ空白が出来て、もったいない感じがします。小さければ１つのメモを作るのに数枚必要になり、面倒くさい）

・MoleskineのPoketサイズのポケットに収まる大きさであること

・手のひらサイズであること

次はストックについて紹介したいと思います。

３．ストックについて

【フローの一時保管】

　ストックをするためには、フローした情報を一時的に保管する場所が必要になります。私はMOLESKINEの裏表紙についているポケットを利用して、一時保管をしています。

　RHODIA　No.11を保管するサイズに、MOLESKINEのポケットサイズが丁度なサイズであるため、Moleskineのポケットサイズを使用しています。

【MOLESKINEのポケット】

　MOLESKINEのCahierのポケットは上側と左側が開くようになっていますが、そのまま使用すると使い勝手が悪いので、思い切って上側と下側はカッターで切り開いて、開閉が簡単なようにしています。

　また、一時保管した内容を把握するためにRHODIAをポケットに貼って、「タイトル」と「日付」を入れた目次を記入しておきます。

　ストックを作ることが明確であるものは「作成中」と書いた付箋を付け、ストックをいずれしたいと思うものの漠然としすぎたものは「構想中」と書いた付箋を付けて分類を行います。（その状況が下の画像になります。）

【ストックするときに】

　このような段階を経てフローの内容がまとまれば、MOLESKINEにストックしていきます。

　ストックするときには、ストックする情報に後で検索を簡単に出来るように「日付」・「タイトル」を付けるようにしています。

　「ストック」と「フロー」はこのような作業で行いますが、「ストック」・「フロー」で得た内容を何らかの理由で参考にしたいと考えたときに、どこに保管していたかを探すための「サーチ（検索）」が必要となってきます。

次はサーチについて紹介したいと思います。

４．サーチについて

　ストックする媒体であるMOLESKINEの表紙に同じようにRHODIAを貼り、目次を作成します。そこに「日付」・「タイトル」を記入します。（目次を作成して、貼った感じは下の画像です。）

【タグについて】

　現段階では実際には行っていないのですが、これにどのようなジャンルの内容であるかが分かるように分類すると、探すときに便利ではないかと思っています。

　

　分類といっても、分類記号をページの外側の下に書くだけで良いかと思います。

　今、分類記号（タグ）を付けていないのは、一定のルールをもった分類記号を作成した後に付けたいと思っているからです。

　「ページの外側に“色”や”マーク“等の印を付けて分類すること」や「分類記号別に目次を作ること」を考えましたが、途中で分類を変えた場合に整理が複雑になるので止めました。

　また検索を書けるためのタグの付け方を思いついたら、ブログにアップしたいと思います。［タグの付け方については「MOLESKINE手帳へのタグの付け方」（09/05/26）をご覧下さい］

【関連記事】

メモ帳・ノート・手帳の使い分け

思考の「フロー」と「ストック」のメモ術・ノート術

思考の「フロー」と「ストック」を行う媒体について

MOLESKINE手帳へのタグの付け方

多対１で行う仕事

　年度末・年度初めで忙しい日々がここ数日続いていました。

　当然、年度末・年度初めというのは全ての事業に関わってきますので、一斉に書類を作成しなければいけないので、忙しくなります。

　いわば、多対１の勝負になってきて、効率が通常の１／４ぐらいに低下します。

　こんなときにどうやって、仕事を効率的に行えばよいのかということを少し考えました。

　仕事の内容というのは、簡単なものから、難しいものまで一斉に来るので、束になってくると結構きつく、簡単なものですら出来ないということがあります。

　このような場合に取るべき作戦は以下のとおりです。

・期限の早いものから対応していく。
・並行作業を行わず、労力と時間を集中させ、常に１対１で作業を行う。
・短時間で行える作業は問い合わせとかの多い日中に行い、まとまった時間が必要な作業は残業して行う。
・書類の確認は残業して行い、問い合わせは日中に行う。


　要は、１対１でやれる状態にもっていくことが、とても大事です。

　業務自体を考えると極めて高度なものをやっていないので、１対１でやれば、必ず終わるものばかりです。

　多対１で行うがために、能率が悪くなり、仕事がたまって行くわけです。

　簡単にいうと「戦力の集中し、必ず勝てる状態にもっていくこと」が大事です。

　このような状況を維持していく限り、時間はかかっても必ず仕事は終わります。

　また一人で出来る量には限界があります。どんなに仕事の出来る人でも恐らく２人前以上の仕事をこなすのは難しいのではないでしょうか。

　それを考えると、仕事を任せる人を育てるのも大事かと思います。

並行作業の仕事は非効率である

　今週は残業続きでなかなかブログの更新が出来ませんでした。

　みんなそうだと思いますが、忙しいときって仕事が複数あって並行作業になりますよね。

　そのような状況は、能率がものすごい非効率になりますよね。

＜複数作業は非効率になる＞

　このマルチタスクの状態は、もの凄く仕事の能率が落ちます。

　例えば、電話であっても一つの仕事のときは同じ種類の内容の問い合わせになりますが、複数行っているときは、複数の内容の電話がランダムに掛かってくるし、回数も多くなります。

　仕事の進めているときも、問い合わせが有れば集中が妨げられるし・・といった感じで複数の作業を動じ並行は、なるべく避けて通りたい事態です。


＜どのようにして並行作業を避けるか＞

　並行作業を避けるためには以下のようなことが考えられます。現実には、この選択肢の１つを選ぶことは出来ないため、状況に応じて選択肢の中からどれかを選ぶことになると思います。
　
　この並行作業を避けて、いかに早く終わらすかについては後日、もっと深く検討をしてみたいと思います。

・今の仕事を次の仕事が来るまでに早く片づけてしまうこと。
・今の仕事が終わらないうちに来る仕事は、今の仕事が終わるまで他の人に作業を進めていて貰う。
・今の仕事が終わるまで、新しい仕事の進め方を先に検討しておき、時間の猶予を貰う。

実践ＬＩＦＥＨＡＣＫＳ！ No.2

物事を新たに考えるときに便利なのが、ＭｉｎｄＭＡＰです。

ＭｉｎｄＭＡＰがあると、自分の頭の中にある断片的なことを全て、ＭＩＮＤＭＡＰに書き出していって、それを後から、階層構造（ツリー構造）に置き換えていったりするのが、極めて簡単です。

実際はできた後のＭｉｎｄＭＡＰよりも、作る過程で頭の整理がある程度できることが、素晴らしいと考えています。

私が現在使用しているのは、ＦＲＥＥＭＩＮＤというフリーソフトです。機能はある程度限られているので物足りないという方もいるかも知れませんが、ＭＩＮＤＭＡＰをまず試してみたいという方には絶対にお奨めです。

実践ＬＩＦＥＨＡＣＫＳ！ No.1

実際に自分が実戦しているＬＩＦＥＨＡＣＫを紹介します。

まず、仕事で頂いた名刺の整理に関するＨＡＣＫです。
自分の中で現在進行中の業務グループをいくつかに分けて、頂いた名刺を
ダブルクリップで挟んでいきます。

順番は、基本的には頂いた順に挟んでいきます。
次に実際に連絡などの使用した名刺は一番うえに持ってきます。
単純にこれだけです。

しかし、この方法で有れば、最も使用頻度の高い名刺は必然的に上に来ますし、
あまり連絡等をしない人で有れば、下に来ます。

この方法であれば、整理も簡単ですし、実用的です。

なお、このＨＡＣＫのダブルクリップで名刺を整理というところまでは、
ＩＤＥＡＨＡＣＫＳ！のものを利用していますが、それ以降の管理はオリジナルです。