私にとってのLIFEHACKをする必要性とは、何か？？

　最近、私のなかで仕事をこなしていくうえで、Ｌｉｆｅｈａｃｋというものが非常に重要になってきている。

【仕事内容の変化】

　これまでは、現場での施工管理等を主にやって来ていたの土木技術という専門力を上げることをウェイトを置いてきた。その専門力を上げるために、３年間で土木系の資格を５つ取得した。

　しかし、現在の仕事はどちらかというと、土木の専門力を必要とする部署では無く、１つあたりに要する時間は少ないものの、多種多様な内容の仕事を多くこなすことが求められている職場である。

【多種多様な仕事の多さ】

　具体的には、以下の内容がある。

・国から依頼された内容を理解し、市町村に作業を依頼し、結果をとりまとめて報告する調査

・市町村の要望を聞いて予算編成を行い、その内容について説明を行ったりする執行管理の仕事

・制度改正等があったときに、内容を整理して市町村に通知する仕事

・係全体の仕事内容を確認し、適宜フォローをする仕事

・担当する事業についての実務

　書くと大したことは無いが、以外と関係する相手が多く、連絡・調整等に時間がかかる。連絡・調整に自分が直接執行する事業も加わっているため、とにかく量が多く、時間が足りない。

【年を重ねるとともに、求められるものと量が変わってきた】

　このような状況で仕事に遅れを生じさせることなく、上司の期待どおりに動くには、仕事の進め方・やり方に工夫が必要である。

　年を取っていくとこのような内容の仕事が、当然ながら年々増加するとともに、求められる仕事の質や役割も段々高くなってきている。

【実施中のＬＩＦＥＨＡＣＫ】

　そのような状況を打開するツールとして”ＬＩＦＥＨＡＣＫ”が必要なのである。限られた時間を有効活用するＴＩＭＥＨＡＣＫ、仕事を進めるために必要なアイデアを生み出すＩＤＥＡＨＡＣＫ、少ない時間で効果的な自己啓発を行うＳＴＵＤＹＨＡＣＫ、効率的に企画を考えるシステムを構築するためのＰＬＡＮＩＮＧＨＡＣＫ等を現在やっている。

　私にとって、ＬＩＦＥＨＡＣＫは仕事をこなし、自分の人生をより楽しくするための重要なツールになりつつある。

進行させるＴａｓｋは３つまでにすると効率がいい

　並行する作業が多くなればなるほど、どうしても効率が下がっていきます。私の感覚では並行作業が３つ以上になると、効率が急激に下がり仕事が前に進まない状態になります。

　そこでＴａｓｋが３つ以上に増えないようにするためのＴａｓｋＣｈｅｃｋを考えたので、少し紹介したいとおもいます。

【これまでのＴａｓｋリストについて】

　まず仕事の量や種類が増えてくるとどうしても、Ｔａｓｋリストが必要になってきます。

　しかし、Ｔａｓｋリストをつくると、Ｔａｓｋは日々増えていくため、Ｔａｓｋのみが増えていき、Ｔａｓｋ管理を行うことがよけいに嫌になってくると思います。

　Ｔａｓｋリストをつくるときに、プライオリティーを付けるということは、皆様やっているのでは無いかと思います。

　私もこれまで期限と重要度の指標をもつＴａｓｋリストを作って頑張っていましたが、なかなかＴａｓｋを効率的に消すことが出来ませんでした。

【今回のＴａｓｋリストについて】

　今回のＴａｓｋリストは、ボリューム・必要性・期限の３つの指標からプライオリティーを考えました。

次にその指標をどのように設定したのかを説明したいと思います。

・ボリュームについて

　仕事を期限内に終わらすためには、その仕事がどのくらいのボリュームであるかを考える必要があります。ボリュームがどの程度であるかを把握せずに、Ｔａｓｋ管理を行ってしまうと他の仕事が進まずに全体の進捗が遅れるという事態が発生します。

　そのボリュームを「半日以内」・「１日未満」・「１日以上」という３つに分類しました。重要度としては、ボリュームが少ない仕事を優先して行います。この時間の設定は、Ｔａｓｋ管理を行っていくなかで適宜見直を行いたいと思っています。

　私の感覚のなかでは「半日以内で終える仕事」と「１日以上必要とする仕事」を行うタイミングが重要なのではないかと思っています。

・必要性について

　仕事を期限内に終わらすためにはその仕事が「今、行うべき仕事」であるか、「本当に行う必要性がある仕事」であるかが明確になっていなければ、”後回しにできた仕事”や”他の人がやるべき仕事”をやっていたりすることがあると思います。

　そこで仕事の必要性を明確にすることで、本当に今・自分がやるべき仕事であるかを判断できます。

　その必要性という指標を「絶対にする仕事」・「目標として行う仕事」・「気持ち的にはすればよいと思う仕事」という３つに分類しました。当然、重要度は「絶対」・「目標」・「気持」の順番になると思います。

・期限について

　仕事を行っていくなかで、期限内に仕事を完了させることが重要になってくると思います。

期限内に終わらすために、仕事の期限までにどの程度の余裕があるのかを確認する必要があると思います。余裕がどの程度なのかを３つに分類することで、緊急度がどの程度であるかを判断できます。

　分類は、「５日以内」・「１０日未満」・「１０日以上」というように分類しています。この期限の時間的な分け方は、Ｔａｓｋ管理を行っていくなかで、適宜見直していきたいと思います。

【プライオリティーの設定について】

　プライオリティーは「必要性」・「ボリューム」から案件分類を作ります。その分類方法は以下のとおりです。優先順位はⅠが最も高く、Ⅳに近づくにつれて低くなります。

　案件分類（Ⅰ・Ⅱ・Ⅲ・Ⅳ）　［必要性，ボリューム］　

　Ⅰ：［絶対，半日～１日未満］

　Ⅱ：［絶対，１日以上］、

　Ⅲ：［目標，半日～１日未満］

　Ⅳ：［気持，全て］，［気持，全て］

　ボリュームが少ない案件を優先化させることで、ボリュームの多い仕事に取りかかることができます。

この案件分類が高く、期限の迫っているものから優先してＴａｓｋを１つづつ消していきます。

　その週のなかでやるべきＴａｓｋを月曜にチェックします。月曜時点では５つから６つぐらいあるので、週の初めはボリュームが少なく絶対にやるべきことを行い、週の中程から末にかけてボリュームのおおいことを行っていきます。このようにＴａｓ管理を行っていくと、仕事が確実に終わっていき、リズムを作ることができます。

【Ｔａｓｋを３つまでに・・・】

　このようなＴａｓｋ管理を行うことで、１度に行うＴａｓｋを３つに絞って、効率を低下させない状態を維持しつつ、仕事を確実に終わらすことができると思います。

　このＴａｓｋ管理の特徴は「簡単なものをすぐ消すことで、課題となるＴａｓｋを３つまで絞る」、「大きなＴａｓｋを集中して取り組む」ということが可能になるので、仕事にかける時間の「選択と集中」が明確になるということだと思います。

多対１で行う仕事

　年度末・年度初めで忙しい日々がここ数日続いていました。

　当然、年度末・年度初めというのは全ての事業に関わってきますので、一斉に書類を作成しなければいけないので、忙しくなります。

　いわば、多対１の勝負になってきて、効率が通常の１／４ぐらいに低下します。

　こんなときにどうやって、仕事を効率的に行えばよいのかということを少し考えました。

　仕事の内容というのは、簡単なものから、難しいものまで一斉に来るので、束になってくると結構きつく、簡単なものですら出来ないということがあります。

　このような場合に取るべき作戦は以下のとおりです。

・期限の早いものから対応していく。
・並行作業を行わず、労力と時間を集中させ、常に１対１で作業を行う。
・短時間で行える作業は問い合わせとかの多い日中に行い、まとまった時間が必要な作業は残業して行う。
・書類の確認は残業して行い、問い合わせは日中に行う。


　要は、１対１でやれる状態にもっていくことが、とても大事です。

　業務自体を考えると極めて高度なものをやっていないので、１対１でやれば、必ず終わるものばかりです。

　多対１で行うがために、能率が悪くなり、仕事がたまって行くわけです。

　簡単にいうと「戦力の集中し、必ず勝てる状態にもっていくこと」が大事です。

　このような状況を維持していく限り、時間はかかっても必ず仕事は終わります。

　また一人で出来る量には限界があります。どんなに仕事の出来る人でも恐らく２人前以上の仕事をこなすのは難しいのではないでしょうか。

　それを考えると、仕事を任せる人を育てるのも大事かと思います。

桜満開

　桜の花が満開です。ただそれだけなのに、とてもうれしいですよね。

　桜の満開だけは特別です。時期的なものもあるのでしょうか。卒業・入学、年度末・新年度といったように始まりと終わりが一度に来る季節ですよね。

　悲しいこと・辛いこと・嬉しいこと・不安なことを胸の内で色々と考えてしまう季節です。

　人事異動の発表があり、私は変わることなく今の部署で来年度も仕事をします。しかし、来年度は今年度より仕事の内容も量も増え、今より大変なのは想像できます。

　そんな不安感を持ちつつ、「絶対に諦めない」という気持ちも抱きつつといったところです。

　同僚と「どんなに辛くとも仕事は進めている限り、何とか終わるよね」という話をしました。その気持ちを忘れずに来年度も頑張ろうと思っています。

並行作業の仕事は非効率である

　今週は残業続きでなかなかブログの更新が出来ませんでした。

　みんなそうだと思いますが、忙しいときって仕事が複数あって並行作業になりますよね。

　そのような状況は、能率がものすごい非効率になりますよね。

＜複数作業は非効率になる＞

　このマルチタスクの状態は、もの凄く仕事の能率が落ちます。

　例えば、電話であっても一つの仕事のときは同じ種類の内容の問い合わせになりますが、複数行っているときは、複数の内容の電話がランダムに掛かってくるし、回数も多くなります。

　仕事の進めているときも、問い合わせが有れば集中が妨げられるし・・といった感じで複数の作業を動じ並行は、なるべく避けて通りたい事態です。


＜どのようにして並行作業を避けるか＞

　並行作業を避けるためには以下のようなことが考えられます。現実には、この選択肢の１つを選ぶことは出来ないため、状況に応じて選択肢の中からどれかを選ぶことになると思います。
　
　この並行作業を避けて、いかに早く終わらすかについては後日、もっと深く検討をしてみたいと思います。

・今の仕事を次の仕事が来るまでに早く片づけてしまうこと。
・今の仕事が終わらないうちに来る仕事は、今の仕事が終わるまで他の人に作業を進めていて貰う。
・今の仕事が終わるまで、新しい仕事の進め方を先に検討しておき、時間の猶予を貰う。

実践ＬＩＦＥＨＡＣＫＳ！ No.2

物事を新たに考えるときに便利なのが、ＭｉｎｄＭＡＰです。

ＭｉｎｄＭＡＰがあると、自分の頭の中にある断片的なことを全て、ＭＩＮＤＭＡＰに書き出していって、それを後から、階層構造（ツリー構造）に置き換えていったりするのが、極めて簡単です。

実際はできた後のＭｉｎｄＭＡＰよりも、作る過程で頭の整理がある程度できることが、素晴らしいと考えています。

私が現在使用しているのは、ＦＲＥＥＭＩＮＤというフリーソフトです。機能はある程度限られているので物足りないという方もいるかも知れませんが、ＭＩＮＤＭＡＰをまず試してみたいという方には絶対にお奨めです。

実践ＬＩＦＥＨＡＣＫＳ！ No.1

実際に自分が実戦しているＬＩＦＥＨＡＣＫを紹介します。

まず、仕事で頂いた名刺の整理に関するＨＡＣＫです。
自分の中で現在進行中の業務グループをいくつかに分けて、頂いた名刺を
ダブルクリップで挟んでいきます。

順番は、基本的には頂いた順に挟んでいきます。
次に実際に連絡などの使用した名刺は一番うえに持ってきます。
単純にこれだけです。

しかし、この方法で有れば、最も使用頻度の高い名刺は必然的に上に来ますし、
あまり連絡等をしない人で有れば、下に来ます。

この方法であれば、整理も簡単ですし、実用的です。

なお、このＨＡＣＫのダブルクリップで名刺を整理というところまでは、
ＩＤＥＡＨＡＣＫＳ！のものを利用していますが、それ以降の管理はオリジナルです。

グランドの設計 No.1

今度、県内のグランドの設計を行うことになりました。
主な整備内容は、以下のとおりです。

・グランド舗装
・暗渠排水
・排水溝
・フェンス

　なかなかグランドの設計を行う機会って無いと思います。そもそも学校を作るときにグランドを整備しますから、学校が出来ない限りあまりグランドを作る事は少ないですよね。

　今回グランドを整備する中で、設計のポイントをそれぞれの項目毎にこのブログで投稿していこうと思います。

庁費節約 No.8(0)

　庁舎で使用している電球の数はどれくらいあるのだろう？恐らく千単位で利用していると思う。その電気代も膨大な金額になっていると思う。

　最近は電球も長寿命・省エネ型の電気が普及しており、わざわざ買い換えている人もいると思う。庁舎で使う電球を長寿命・省エネ型に変えたら、電気代は削減できるし、電球の更新頻度も長くなると思う。

　電球の全てを長寿命・省エネ型に交換することは、財政的に厳しいし、使える電球を交換することは無駄である。電球の切れたときに、長寿命・省エネ型の電球に交換すれば、次第に電気代・電球交換費用は少なくすることができる。

　また長寿命・省エネ型にすることでCo2の排出量も削減できて、地球温暖化防止の効果も見込めれる。


アイデアとしては

・電気代の削減
・電球のライフサイクルが長くなることで、電球更新費用の削減
・排出Co2の削減