並行する作業が多くなればなるほど、どうしても効率が下がっていきます。私の感覚では並行作業が３つ以上になると、効率が急激に下がり仕事が前に進まない状態になります。
そこでＴａｓｋが３つ以上に増えないようにするためのＴａｓｋＣｈｅｃｋを考えたので、少し紹介したいとおもいます。
【これまでのＴａｓｋリストについて】
まず仕事の量や種類が増えてくるとどうしても、Ｔａｓｋリストが必要になってきます。
しかし、Ｔａｓｋリストをつくると、Ｔａｓｋは日々増えていくため、Ｔａｓｋのみが増えていき、Ｔａｓｋ管理を行うことがよけいに嫌になってくると思います。
Ｔａｓｋリストをつくるときに、プライオリティーを付けるということは、皆様やっているのでは無いかと思います。
私もこれまで期限と重要度の指標をもつＴａｓｋリストを作って頑張っていましたが、なかなかＴａｓｋを効率的に消すことが出来ませんでした。
【今回のＴａｓｋリストについて】
今回のＴａｓｋリストは、ボリューム・必要性・期限の３つの指標からプライオリティーを考えました。
次にその指標をどのように設定したのかを説明したいと思います。
・ボリュームについて
仕事を期限内に終わらすためには、その仕事がどのくらいのボリュームであるかを考える必要があります。ボリュームがどの程度であるかを把握せずに、Ｔａｓｋ管理を行ってしまうと他の仕事が進まずに全体の進捗が遅れるという事態が発生します。
そのボリュームを「半日以内」・「１日未満」・「１日以上」という３つに分類しました。重要度としては、ボリュームが少ない仕事を優先して行います。この時間の設定は、Ｔａｓｋ管理を行っていくなかで適宜見直を行いたいと思っています。
私の感覚のなかでは「半日以内で終える仕事」と「１日以上必要とする仕事」を行うタイミングが重要なのではないかと思っています。
・必要性について
仕事を期限内に終わらすためにはその仕事が「今、行うべき仕事」であるか、「本当に行う必要性がある仕事」であるかが明確になっていなければ、”後回しにできた仕事”や”他の人がやるべき仕事”をやっていたりすることがあると思います。
そこで仕事の必要性を明確にすることで、本当に今・自分がやるべき仕事であるかを判断できます。
その必要性という指標を「絶対にする仕事」・「目標として行う仕事」・「気持ち的にはすればよいと思う仕事」という３つに分類しました。当然、重要度は「絶対」・「目標」・「気持」の順番になると思います。
・期限について
仕事を行っていくなかで、期限内に仕事を完了させることが重要になってくると思います。
期限内に終わらすために、仕事の期限までにどの程度の余裕があるのかを確認する必要があると思います。余裕がどの程度なのかを３つに分類することで、緊急度がどの程度であるかを判断できます。
分類は、「５日以内」・「１０日未満」・「１０日以上」というように分類しています。この期限の時間的な分け方は、Ｔａｓｋ管理を行っていくなかで、適宜見直していきたいと思います。
【プライオリティーの設定について】
プライオリティーは「必要性」・「ボリューム」から案件分類を作ります。その分類方法は以下のとおりです。優先順位はⅠが最も高く、Ⅳに近づくにつれて低くなります。
案件分類（Ⅰ・Ⅱ・Ⅲ・Ⅳ） ［必要性，ボリューム］
Ⅰ：［絶対，半日～１日未満］
Ⅱ：［絶対，１日以上］、
Ⅲ：［目標，半日～１日未満］
Ⅳ：［気持，全て］，［気持，全て］
ボリュームが少ない案件を優先化させることで、ボリュームの多い仕事に取りかかることができます。
この案件分類が高く、期限の迫っているものから優先してＴａｓｋを１つづつ消していきます。
その週のなかでやるべきＴａｓｋを月曜にチェックします。月曜時点では５つから６つぐらいあるので、週の初めはボリュームが少なく絶対にやるべきことを行い、週の中程から末にかけてボリュームのおおいことを行っていきます。このようにＴａｓ管理を行っていくと、仕事が確実に終わっていき、リズムを作ることができます。
【Ｔａｓｋを３つまでに・・・】
このようなＴａｓｋ管理を行うことで、１度に行うＴａｓｋを３つに絞って、効率を低下させない状態を維持しつつ、仕事を確実に終わらすことができると思います。
このＴａｓｋ管理の特徴は「簡単なものをすぐ消すことで、課題となるＴａｓｋを３つまで絞る」、「大きなＴａｓｋを集中して取り組む」ということが可能になるので、仕事にかける時間の「選択と集中」が明確になるということだと思います。
